Trabalho Remoto Como Fazer?

Construir uma infraestrutura que permite o trabalho remoto é vital para o sucesso das organizações e dos seus colaboradores e é uma prioridade atualmente.

Como muitos em todo o mundo, estamos mudando a maneira como trabalhamos.

Vale lembrar que aconteceram diversas mudanças culturais em relação ao que a sociedade considera um local de trabalho apropriado.

Com isso, o trabalho remoto vem conquistando um destaque cada vez maior no mundo corporativo.

Várias pessoas de nossa equipe trabalham remotamente, inclusive eu.

Gostaria de compartilhar algumas das coisas que tornaram nossa transição para o trabalho remoto o mais simples possível.

Aqui vamos tratar sobre como nossas equipes se adaptaram ao trabalho em remoto, o básico que voce precisa saber sobre como trabalhar remotamente. 

As três regras principais do trabalho remoto

1. Escreva e registre tudo para que não perder as informações e decisões.
2. O ambiente de trabalho e a disciplina prevalecem sobre a motivação
3. Responsabilidade e compromisso pessoal e da equipe com metas acordadas

O Ambiente de Trabalho

1. Tenha um bom fone de ouvidos e uma boa cadeira

Você vai receber muitas chamadas, então precisará de fones de ouvido e cadeiras confortáveis.

Se você estiver usando fones de ouvido bluetooth, fique sempre de olho nos níveis de bateria.

2. Separe um espaço só para você

Ajude sua família, amigos e colegas de casa a saber quando você está trabalhando e a não se deixar perturbar com alguns sinais : fones de ouvido, post-its e portas fechadas geralmente funcionam.

Se você está trabalhando em casa, deixe claro para as pessoas que convivem com você que esse é seu momento de trabalho.

Com filhos pequenos, por exemplo, você pode combinar pausas periódicas para brincar junto e estabelecer períodos em que a criança deve desenhar em silêncio, jogar um jogo ou ver televisão, tudo de acordo com seus princípios, claro.

Não fique de pijama o dia inteiro: pode parecer bobagem, mas quando você não troca de roupa para trabalhar, a sensação de que você está de folga é muito maior.

Você não precisa necessariamente colocar um terno ou salto, obviamente.

Pode encontrar uma roupa confortável, mas que te dê a sensação de que o dia começou.

Estabelecer horários também é muito importante.

Quando você está no escritório, tem o horário de almoço e costuma fazer uma pausa para o café.

Então também faça isso quando estiver em home office.

Se estiver sozinho em casa, combine com um colega de entrar em uma videochamada para conversarem durante o momento do lanche, como fariam fisicamente.

Também determine a hora de parar, assim você não se sobrecarrega e mantém uma rotina de trabalho saudável.

Organize um espaço fixo. tenha um cantinho próprio e organize sua mesa com tudo que precisa, computador, água, café e o que mais achar necessário.

Assim você não precisa se levantar toda hora e evita interrupções.

Mindset e saúde mental

1. Cuidado com o isolamento.

Trabalhar remotamente é difícil no começo.

Sem deslocamento para o seu escritório, você passará a maior parte de seu tempo em casa.

Se possível e apropriado, tente respirar um pouco de ar fresco, mesmo que seja apenas para um passeio sozinho pelo jardim ou quadra.

Você sentirá falta das suas interações pessoais comuns e deve fazer um esforço para manter-se conectado com o mundo exterior fora do horário de trabalho.

2. Uma rotina ajudará a manter o foco

Quando você está sozinho, é fácil se distrair. Estabelecer uma rotina ajudará a manter seu dia nos trilhos.

O trabalho remoto é sinônimo de ter liberdade com responsabilidade.

No escritório tradicional, você tende a ter uma rotina com facilidade.

Mas, em casa, em um coworking ou em um café, as coisas são diferentes. 

Por isso, seguir uma rotina é essencial para seu sucesso.

Tomar banho, vestir-se para o trabalho (ainda que em casa) e organizar o ambiente, por exemplo, é vital para sua produtividade e seu estado mental. 

3. Faça a gestão de seu tempo

A parte mais importante da produtividade pessoal é o gerenciamento de tempo.

Cada um funciona de uma forma.

Por isso, definir limites entre as atividades pessoal e profissional, controlar a agenda e otimizar o ambiente são questões essenciais.

No trabalho remoto em home office, inevitavelmente, você precisa desenvolver a habilidade de gerenciar o seu tempo.

Você deve controlar suas tarefas em plataformas como o Trello ou o Google Agenda.

Boas práticas das reuniões virtuais

1. Se não estiver falando deixe o telefone no modo mudo.

Como ao usar um rádio comunicador, mantenha o canal aberto para quem estiver falando.

Seja rigoroso com esta regra para reduzir as interrupções.

2. A menos que tenha problemas de conexão, deixe sempre a câmera ligada.

Isso ajuda a manter um nível de linguagem corporal, crítica para uma comunicação eficaz.

Quando estiver em vídeo chamadas, não verifique seu e-mail ou faça outro trabalho.

A vídeo chamada presencial deve ser seu único foco.

3. Certifique-se de que todos estejam ouvindo bem.

É difícil perder a linguagem corporal, indicando que um colega de equipe deseja falar em uma vídeo chamada.

Faça um esforço extra para garantir que todos entendam seus pontos.

Dica profissional: não se calar é um sinal claro de que “quero falar a seguir”.

Como fazer reuniões virtuais

1. Planeje a reunião antecipadamente.

Permita que todos se conectem de onde quer que estejam no mundo.

Sua programação precisa responder aos cinco Ws: What, Why, When, Where and Who (Traduzindo: O que, por que, quando, onde e quem).

2. Adicione uma agenda e faça followup.

Toda reunião tem de ter uma agenda.

Após a reunião, resuma as decisões e as principais informações por e-mail ou em algum aplicativo de agregação de comunicação como o Slack.

3. Esteja pronta para compartilhar sua tela com frequência.

Quando você atende uma chamada, silencie seus outros aplicativos e foque na reunião.

Como colaborar com sua equipe

1. Crie uma rotina para ver todos de sua equipe todos os dias

É importante que todos se vejam regularmente.

Faça isso todos os dias para manter todos atualizados com o que você está trabalhando, nem que seja por apenas 15 minutos.

2. Reporte feedbacks com frequência.

Defina uma reunião virtual recorrente para revisar como vocês estão trabalhando juntos.

Seja honesto e sem culpa.

Decida como a equipe trabalhará para melhorar pontos específicos.

3. Arranje algum tempo para conversar amenidades

É preciso se divertir com o trabalho remoto.

Afinal, só assim você conseguirá produzir em sua máxima capacidade.

Conversar com seus colegas sobre qualquer coisa, menos sobre trabalho, também é importante.

Tente reservar um tempo para conversar sobre como está o seu dia.

Voce pode criar um hangout permanente de “grupo de equipe”, onde as pessoas possam entrar e conversar quando for a hora certa.

Encontrar o ajuste certo para sua equipe é crucial.

Comunicações individuais

1. Não espere respostas imediatas

O trabalho remoto geralmente é sobre comunicação.

Seja compreensivo com seus colegas de equipe.

Algo que ajuda é estruturar sua comunicação, seja uma mensagem do Slack, um email ou outro, com uma única pergunta ou atualização do seu status.

2. Estabeleça expectativas de disponibilidade.

Começando um trabalho? Defina seu status do Slack.

Você vai ficar longe da sua mesa por um tempo? Informe sua equipe.

3. Tenha paciência e algum plano B de comunicação com sua equipe

Problemas acontecem o tempo todo.

A Internet falha ou você precisa reiniciar o laptop no meio da reunião.

Comunique antecipadamente que está enfrentando problemas e defina expectativas claras para quando voltar a ficar on-line.

O que não fazer no trabalho remoto?

1. Evite checar se todos estão online o tempo todo pois ter confiança nos colegas de trabalho é essencial para executar as atividades de forma remota com sucesso.
2. Não utilize diversas ferramentas de uma vez. Muitos aplicativos precisam de um tempo para serem utilizados de forma eficiente. Um passo de cada vez.
3. Cuidado com a comunicação no Whatsapp pois neste app, as informações ficam soltas e podem se perder facilmente.
4. Cuidado com o excesso de informações. A comunicação tem de ser síncrona, ou seja, em tempo real. Ao mesmo tempo, ela tem de ser assíncrona, isto é, as pessoas também precisam de comunicações não instantâneas e de discussões mais estruturadas.
5. Não se apavore. Você pode, por exemplo, definir uma ferramenta que possibilita as comunicações síncrona e assíncrona (o Slack, por exemplo, permite isso).
6. Não meça o sucesso trabalhado em horas. O importante é que as expectativas estejam alinhadas. É preciso acompanhar o progresso de cada membro da equipe por meio de projetos realizados.
7. Não abrace o mundo. Faça as coisas seguindo a máxima do menor esforço para o maior resultado. Por isso, liste aquilo que é mais importante e execute uma tarefa por vez.

Aplicativos para executar o trabalho remoto

Seja para a comunicação interna ou para a organização dos processos da empresa, as ferramentas tecnológicas estão à disposição para te ajudar. 

Quando uma empresa opta por trabalhar de forma total ou parcialmente remota, é necessário estabelecer quais desses programas podem ser úteis. 

Abaixo, listamos algumas das principais opções que facilitam muito a gestão e execução de tarefas de um time remoto. 

Apesar de termos muitas opções, tome o cuidado de ir devagar e utilizar somente aquelas ferramentas que se aplicam à sua realidade.

Slack

De acordo com o site da plataforma, “no Slack, as equipes trabalham em canais, um local que centraliza o envio de mensagens, as ferramentas e os arquivos.

Assim, todos economizam tempo e trabalham em equipe”. 

Portanto, ele pode ser seu escritório virtual. 

Lá voce pode criar um canal geral, com todos os integrantes da equipe e também há os canais de cada setor, nos quais, normalmente, apenas os integrantes do sertor em questão estão incluídos.

Além disso, podemos iniciar uma conversa particular com qualquer um dos integrantes da empresa.

Zoom ou Google Meet

Com uma boa conexão de internet você pode pode organizar uma reunião online com a sua equipe.

Estas sugestões acima são programas que tem essa função. 

É importante que as câmeras estejam sempre ligadas.

Dessa forma, podemos ver as pessoas, o que humaniza a comunicação.

Na ferramenta, fazemos reuniões com toda equipe, sobre objetivos e metas, e encontros entre os times e com nossos parceiros de negócios.

Trello

O Trello é uma ferramenta de organização de tarefas, que funciona bem como uma “checklist” semanal daquilo que estamos fazendo no dia a dia. 

No Coletiv.me, inserimos os projetos e designamos tarefas aos responsáveis por cada uma delas, além de estabelecer os prazos e inserir comentários pertinentes.

Cada time pode ter o seu quadro no Trello e o manter atualizado para saber o que deve ser feito, o que está em andamento e o que já foi concluído em cada semana.

Notion ou Evernote

Em uma grande empresa, com diversas equipes e áreas de desenvolvimento, pode ser fácil ficar perdido em meio a tantos projetos.

Por isso, tanto presencialmente quanto de forma remota, é necessário se organizar. 

Para facilitar a organização do trabalho remoto na prática, você pode utilizar o Notion ou o Evernote.

Trata-se de plataformas de organização de projetos que permite a criação de diversas páginas dentro de um workspace para que toda equipe possa acompanhá-los.

Airtable

O Excel pode ser ótimo para criar gráficos e fazer análises matemáticas.

Mas, para manter o controle de dados mais completos, o Airtable é melhor. 

Além da plataforma oferecer diversas funções e interfaces, é fácil criar, editar e compartilhar tabelas com informações importantes.

É possível criar etiquetas, estabelecer datas e incluir arquivos e links.

GSuite da Google

Todo mundo conhece o site de buscas Google.

E a maioria das pessoas também já utiliza diversas ferramentas da empresa, como o e-mail e o serviço de armazenamento na nuvem.

Mas as empresas também podem desfrutar de vários recursos do Google com o GSuite, “um pacote com tudo que você precisa para trabalhar melhor e de modo integrado no seu computador, smartphone ou tablet”, como o próprio site define.

Saiba lidar com as incertezas

A incerteza é a certeza que temos no universo do trabalho remoto.

Isso quer dizer que os cenários podem mudar rapidamente e você precisa desenvolver a competência da adaptabilidade. 

Diferenças de fuso horário, barreiras de idioma, prazos apertados, conexão instável à Internet, entre outras questões, são alguns fatores que exigem que o trabalhador remoto precisa se adaptar e, como diz o ditado, dançar conforme o ritmo da música.

Com o contexto da sua equipe alinhado e o seu espaço de trabalho definido, agora é hora de pensar em como mudar seus hábitos habituais para trabalhar em um ambiente remoto. 

No entanto, sabemos que as coisas não acontecem da noite para o dia.

Por isso, não desanime se estiver fracassando no seu começo como um trabalhador remoto.

Se isso acontecer, encare como um simples aprendizado natural do processo.

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