Este é um guia completo de como montar um coworking. Os proprietários de coworking são empreendedores tão inovadores e únicos quanto seus espaços que encontram o caminho para seu coworking em diferentes segmentos, locais e origens. Alguns buscam focar em construir uma forte comunidade enquanto outros usam seus espaços de coworking para financiar seus empreendimentos imobiliários ou até mesmo as suas startups. Os seguintes aspectos serão abordados neste guia:

1. Espaços de coworking  são rentáveis?

Descreveremos os possíveis fluxos de receita para estes espaços e vamos sugerir novas formas de aumentar a sua rentabilidade.

2. Modelos financeiros de Coworking

Descubra os custos principais e as hipóteses exigidas que devem entrar em seu modelo de negócio. Projete seus fluxos de receita e custos.

3. Aspectos mais importantes de um Coworking

Decida sobre a sua principal proposta de valor, custos mais relevantes, canais de marketing e parcerias.

4. Os 5 principais KPIs de crescimento para um coworking

É comum se concentrar apenas em atrair novos membros, mas, é importante também criar mais valor para os membros existentes. Vamos ver por que a receita por membro é um KPI importante e quatro técnicas para ajudar a aumentar este indicador.

5. Criando métricas eficazes para gerenciar seu espaço de Coworking

Os dados obtidos de seu sistema de gerenciamento de espaço de trabalho e registros do controle de acesso podem ser usados ​​para estimar metas de receita, acompanhar as tendências de ocupação em tempo real e ajudar na avaliação dos funcionários pelo desempenho.

6. Os marcos de um negócio de coworking

Certifique-se de que seu modelo de negócios tenha potencial de sucesso. Definiremos os marcos e métodos para acompanhar o progresso do seu espaço, bem como formas de resolver desafios importantes.

7. Como agregar fluxos de receita ao seu coworking

Não limite apenas seus membros aos principais grupos de clientes. Você pode criar seu plano de monetização de coworking para incluir provedores de serviços locais, planejadores de eventos e transformar seu espaço em um centro de negócios.

8. Aumento das receitas para espaços de coworking

Um espaço de coworking próspero oferece mais do que apenas uma estação de trabalho. Oferece também diversos serviços e comodidades. Vamos ver como um coworking pode aumentar a receita criando vários fluxos de rendimentos que podem ser derivados da venda desses serviços.

9. Alugando espaços comerciais não utilizados

A tecnologia tem um impacto extraordinário na forma como trabalhamos. Ela não apenas agiliza as operações cotidianas de um coworking, mas torna possível aproveitar cada metro quadrado. Transforme o espaço subutilizado no seu negócio de coworking e crie fluxos de receita adicionais.

10. Despesas e espaços podem ser economizados

Com a abordagem certa, um modelo de negócios de coworking pode ser muito lucrativo. No entanto, vamos ver alguns erros comuns que os proprietários de coworking fazem e serviços desnecessários que você deve evitar em seu espaço também.

11. O WeWork Business Model

WeWork é a maior referência de Coworking no mundo e continua a conquistar clientes corporativos em todos os lugares em que estão presentes. Entender o modelo de negócios da WeWork e seus sucessos e fracassos ajudará a formatar seu plano financeiro.

12. Campanhas de Crowdfunding para o seu espaço de coworking

Muitas pessoas não sabem por onde começar a levantar o dinheiro para lançar o seu projeto de coworking. Vamos ver algumas experiências de marketing para lançar uma campanha de crowdfunding que conseguiu arrecadar US$30.000 em cerca de cinco meses.

13. Visão geral sobre coworking

Quais são os outros fatores essenciais, além de lucros e prejuízos e da construção de sua comunidade, que você deve considerar antes de abrir um espaço de Coworking? Então vamos lá…

O Que é Um Espaço de Coworking?

A evolução da tecnologia tem um impacto notável na forma como trabalhamos. Ela não muda apenas a maneira como concluímos tarefas, automatizamos processos e nos comunicamos, mas também muda fundamentalmente a forma como organizamos espaços de trabalho e escritórios.  Espaços de coworking são uma consequência deste avanço tecnológico e se você já teve a chance de trabalhar ou visitar um espaço de coworking, sabe que não se parece com um escritório clássico. Um espaço de coworking é um escritório compartilhado onde empresários, startups, freelancers, profissionais autônomos, empresas diversas, programadores e times de design trabalham, socializam e colaboram em projetos conjuntos.  Um espaço de coworking não é apenas um espaço de trabalho.  É um lugar que atende às necessidades de um estilo de vida moderno, como espaços de socialização, atividades físicas ou organização de eventos educacionais e de networking. Portanto, os espaços de coworking se tornaram centros populares de agitação social e atividades que podem gerar fontes diversas de receita.  Um espaço de coworking também é chamado de espaço de trabalho compartilhado ou escritório compartilhado. É uma célula social que incorpora o conceito de economia compartilhada e um modelo de negócios que está dominando o mercado de espaços físicos. 

Fluxos de receita de espaços de coworking

Devido às diversas maneiras pelas quais as pessoas precisam de um local para realizar tarefas de curto ou longo prazo, os espaços de coworking oferecem formas de receitas variadas.  Existem diferentes modelos para espaços de coworking, mas a maioria inclui várias opções para monetizar os espaços, equipamentos e seus recursos humanos. Uma opção de receita para espaços de coworking é alugar todo o espaço para uma empresa e assumir a responsabilidade de organizar e gerenciar os recursos, enquanto aluga os espaços livres a outros visitantes interessados.  Porém, muitos espaços de coworking não querem ter um locatário principal e são criados com o propósito de servir profissionais que não querem arcar com os custos fixos de administração de um escritório convencional. Então todos os serviços de escritório que um cliente pode precisar em um espaço compartilhado podem se tornar fluxos de receitas para seu negócio. Aluguéis de mesas de trabalho, armários, salas de conferência, materiais de escritório, cópias, etc. 

Aluguel de espaços de trabalho

Essa fonte inclui escritórios privados e mesas compartilhadas.  As taxas de filiação normalmente são cobradas como unidades de tempo (horas, diárias, mensalidades, trimestralidades ou taxas anuais) que permitem ao membro usar as comodidades básicas ou mais avançadas do espaço de coworking.  Como proprietário, você pode optar por fornecer descontos para assinaturas mais longas para compensar a lealdade ou dar descontos de grupo para trazer equipes maiores.

Aluguel de Equipamentos e Comodidades

As comodidades podem incluir desde cabines de áudio ou vídeo, cabines telefônicas, salas privativas com equipamento completo, caixas de correio, cozinhas e geladeiras, além de espaços sociais que podem ser alugados com desconto para membros regulares.  Tudo depende de como você organizou o espaço de coworking, o tipo de visitantes regulares e as comodidades mais procuradas.  O aluguel de equipamentos pode ser flexível, incluindo linhas telefônicas, equipamento de áudio e vídeo para a sala de conferências, impressoras, computadores e até armazenamento em nuvem para startups que precisam de recursos de dados maiores.  Você deve fazer uma pesquisa sobre o membro típico antes de decidir sobre as comodidades e equipamentos que devem ser alugados de forma independente ou incluídos nas taxas e planos. Assim você tomará uma decisão mais informada e poderá maximizar os lucros e minimizar custos para o seu espaço de coworking.

Planos de membros

Um plano de membros pode incluir apenas a mensalidade básica, mas muitos escritórios compartilhados escolhem adaptar pacotes que atendam às necessidades do cliente médio.  Esses pacotes geralmente incluem várias comodidades de coworking.  Quanto mais o membro usa, mais acessível é o pacote.  É conveniente ter um sistema em que o membro possa escolher uma ou mais opções de planos disponíveis e criar um plano personalizado calculando automaticamente os custos de cada seleção.  Um plano de membros pode incluir modelos de negócios colaborativos com parceiros locais. Exemplo são pontos de alimentação, bares, academias, atividades ao ar livre, descontos de transporte, assistência médica e fontes de receita alternativas que atendem às necessidades de alguns membros e que podem ser facilmente incorporada no pacote básico.

Aluguel de salas de reunião

Você deve adaptar uma sala de reunião para atender a mais de um propósito. Salas de reunião podem ser alugadas para fins comerciais típicos, como reuniões, treinamentos de equipes e apresentações em vídeo, mas também para eventos sociais alternativos.  O aluguel de salas de reunião pode ser uma das fontes de receita mais lucrativas, uma vez que incluem o compartilhamento de equipamentos com um grande grupo de pessoas.  Pense em transformar a sala de reunião em um espaço educacional ou em um local para organizar encontros sociais e de negócios informais. 

Custos diversos para espaços de coworking 

Mesmo que você já seja o proprietário do espaço, você ainda precisa considerar custos adicionais para suprimentos regulares, equipamentos adicionais que você vai precisar comprar, custos operacionais, bem como recursos humanos para gerenciar o negócio de coworking.

Contrato de aluguel

Caso você seja locatário certifique-se de que o contrato tenha uma opção de sublocação, pois você deve estar legalmente autorizado a alugar o espaço para outros inquilinos.

Custos operacionais

Os custos operacionais abrangem planos de internet e telefonia, limpeza, eletricidade e outras utilidades.  Verifique se estes custos são fixos ou variáveis e se eles são calculados com base no consumo, pois você precisa pensar cuidadosamente sobre como definir seus planos. 

Suprimentos

Determinados utensílios de cozinha e de escritório, artigos de banheiro, jarros de água e café são alguns dos suprimentos em um espaço de coworking.  Seja claro sobre o que você fornece gratuitamente e identifique claramente os serviços pagos. Outros fornecimentos podem incluir custos a médio e longo prazo, como despesas com reposição de móveis e lâmpadas e equipamento de segurança no escritório. 

Salários

Os salários devem ser um item obrigatório no seu orçamento.  Alguns espaços de coworking empregam gerentes, enquanto outros permitem que os membros regulem seu próprio acesso e uso, implementando ferramentas eletrônicas de gerenciamento de espaço de coworking.  Você pode escolher uma opção compartilhada de contratar um gerente durante as horas ocupadas, ao mesmo tempo em que permite que os membros gerenciem por conta própria durante horários menos movimentados.

Os Espaços de Coworking são Lucrativos?

Inquestionavelmente, há diversas maneiras pelas quais você pode transformar um espaço de coworking em um modelo de negócios lucrativo.  Tudo o que você precisa fazer é planejar bem o espaço e desfrutar de um negócio à prova de recessão que se transforma com as necessidades dos membros. Considere sua localização e entre em contato com fornecedores locais para superar suas limitações. Qualquer coisa que possa facilitar a vida profissional ou social dos membros pode ser incorporada ao pacote de planos.  Os espaços de coworking tratam de dissolver as fronteiras entre equipes e trabalhadores, reunindo-os em espaços flexíveis no espaço e no tempo para criar modelos econômicos avançados para o benefício conjunto de todos. Usando ferramentas de relatório e análise para espaços de coworking, você pode avaliar rapidamente quais fluxos de receita geram mais lucros.  Se você incluir recursos criativos de receita, como comissões de indicação, venda de mercadorias, aluguel de escritórios virtuais, caixas de correio dedicadas e suporte de membros (um modelo em que um membro de confiança assume parte das tarefas para gerenciar o espaço de coworking), você deverá tornar-se um espaço de coworking rentável.

Coworking dá Dinheiro?  

E Coworking dá dinheiro mesmo? Antes de abrir seu Coworking você deve planejar seu modelo financeiro antes de assinar o contrato de aluguel e fazer os investimentos. Isso permitirá que você avalie se tem recursos suficientes para abrir a empresa e se a própria empresa provavelmente trará receita suficiente para cobrir os custos. Observe mais de perto os vários fluxos de receita, bem como os custos associados a cada um deles. 

Projetando fluxos de receita

Existem dois principais fluxos de receita para espaços de coworking: planos de membros e aluguel de espaço. A maioria dos espaços de coworking oferecerá uma variedade de planos de membro, então você terá que determinar com cuidado quantos planos deseja e quais benefícios incluir em cada um deles. Mais importante, você precisará estimar quantos membros você pode acomodar em seu espaço e projetar quantos de fato serão membros mensais.  A maioria dos espaços de coworking também oferecerá aluguel de espaço, como escritórios dedicados, para indivíduos ou grupos. Se você oferecer isso, precisará determinar os planos, incluindo os custos e benefícios. Mais uma vez, você precisará estimar quantas pessoas usarão esse serviço. Faça o mesmo para qualquer locação de espaço de curto prazo, como usar salas de reunião por várias horas em um determinado dia. 

Projetando custos

O próximo passo do seu modelo financeiro de coworking é descobrir os seus custos. Comece com os custos iniciais associados ao início da operação. Estes incluirão quaisquer adiantamentos ou depósitos de caução necessários para alugar o espaço, taxas associadas ao registro do negócio e o custo de realmente configurar o espaço. Inclua honorários associados a um designer de interiores e aos materiais necessários, como móveis, equipamentos e obras. Não se esqueça de incluir também quaisquer custos associados ao ajuste da instalação elétrica e hidráulica (banheiros, cozinha, etc). Inclua os custos de compra de uma boa copiadora/fax, impressora, máquina de café e outros equipamentos que você incluir, como geladeira e micro-ondas. Depois, você passa para os custos regulares associados à operação do seu negócio de coworking. Comece com o pagamento mensal de aluguel e despesas gerais, como eletricidade, água e Internet. Não se esqueça de incluir o custo de todos os funcionários que estarão presentes no espaço, seja alguém que recebe pessoas e corrige pequenos problemas com a impressora ou um ajudante para limpar o espaço todos as dias.  Há também os custos associados aos benefícios que você fornece aos membros, como café, chá, lanches, pratos e utensílios descartáveis ou reutilizáveis. Inclua suprimentos de banheiro, como papel higiênico e sabonetes, bem como material de limpeza, papel e tinta para a impressora. 

Suposições Requeridas

Para criar seu modelo financeiro de espaço de coworking, você precisa fazer várias suposições, caso contrário, os cálculos serão impossíveis. Você provavelmente operará sob a suposição de que os custos de mercado de itens de consumo frequentes não mudam drasticamente. Você também vai supor que você pode obter um desconto através da compra de itens em volume. Outras suposições incluem a porcentagem de espaços locados e o número de funcionários que você precisará.

Modelo de negócios de coworking

Quais são suas possíveis ofertas principais ?  Decidir sobre sua oferta principal, como um aspecto fundamental de cada modelo de negócio de coworking, significa escolher o que deve funcionar melhor na área à qual você atende. À medida que os espaços continuarem a adotar o modelo de coworking, o número de potenciais ofertas principais aumentará, possibilitando que os responsáveis de espaços de coworking se concentrem em apenas um deles ou, melhor ainda, combine todos eles como componentes de seu modelo de negócios preferido.  Para começar, oferecer um espaço de trabalho totalmente funcional, além de serviços compartilhados e conexão de Internet de qualidade, pode ser um caminho a percorrer. Concentrar-se em períodos curtos de locação e acessibilidade pode ser facilmente combinado com outras ofertas principais, como projetar aqueles em torno de grupos de usuários dos mesmos setores – como TI, educação, marketing digital, etc. Desta forma, pessoas com experiências profissionais semelhantes podem compartilhar experiências e discutir suas soluções para vários problemas mútuos.  No entanto, também há benefícios em ter usuários de origens variadas no mesmo espaço. A principal coisa a ser entendida aqui é que sua oferta principal mais importante será sua própria comunidade, não apenas o espaço físico de coworking em que ela opera. Criar oportunidades para seus clientes conhecerem e aprenderem uns com os outros, ajuda muito na retenção de clientes.

Quais são os componentes principais do custo? 

Embora os modelos de negócios de coworking geralmente não sejam acompanhados por altos investimentos iniciais (ao contrário dos que existem no setor imobiliário tradicional), há alguns drivers de custo dos quais você deve estar ciente. Em primeiro lugar, os custos iniciais incluem o pagamento de obras de reforma,  compra de móveis e instalação de equipamentos, criação de uma infraestrutura de TI e rede, etc. Além disso, você deve considerar também as despesas administrativas, incluindo aquelas relacionadas ao lado legal das coisas e ter pessoal qualificado. Assim que o modelo começar, esteja preparado para contabilizar os custos operacionais relacionados a aluguel, serviços públicos e manutenção, incluindo impostos relevantes. Da mesma forma, você deve planejar investir em marketing e publicidade, além de fornecer o orçamento básico para futura expansão e renovação das instalações de coworking.

Quais são os canais de marketing?

Projetar um website de qualidade é algo óbvio ao identificar canais de marketing relevantes para o seu coworking.  Não há nenhuma razão, no mercado competitivo de hoje, que você não invista em um bom website. Esses esforços devem ser acompanhados de uma sólida estratégia de mídia social.  Certifique-se de usar todas as mídias relevantes (não apenas o Facebook e o Instagram) para o seu público-alvo, dependendo da sua demografia. Não ignore o email marketing e newsletters (boletins informativos). Foque na comunidade de viajantes e trabalhadores remotos que estão sempre à procura de um lugar acessível e confiável para trabalhar. Por fim, nunca esqueça que seus clientes existentes são seu melhor marketing. Eles podem receber benefícios adicionais de membros por todos os convites e indicações direcionados a clientes em potencial e, assim, ajudá-lo a divulgar sua empresa sem nenhum custo adicional.

Quais são as possíveis parcerias?

Ter um espaço de coworking dá a você a oportunidade de criar sinergia nos negócios com vários parceiros locais, pois todo o seu modelo de negócios se apóia na ideia de comunidade. Entre em contato com fornecedores locais de alimentos e bebidas e peça-lhes que promovam seus negócios no seu espaço e ofereçam a seus clientes acesso a café, bebidas, lanches, etc. O mesmo vale para espaços dedicados para exercícios físicos. Você também pode participar de uma parceria com restaurantes locais para que eles organizem eventos e promoções de marca em seu espaço.

KPIs de crescimento de coworking  

Ao pensar em estratégias de crescimento para um espaço de coworking é comum concentrar toda a nossa energia na atração de novos membros. No entanto, é possível aumentar a receita criando mais valor para os clientes existentes.  A receita pode ser aumentada se mais dinheiro for gerado pelo mesmo número de clientes. Isso leva a um dos KPI mais importantes de um Coworking: a Receita Média por Membro. Concentrar-se no aprimoramento da experiência de seus clientes e fornecer mais valor para eles não apenas oferece oportunidades de crescimento de receita direta mas também exige que você entenda melhor as necessidades deles e aprimore suas habilidades de atendimento.

Por que ‘Receita por Membro’ é um KPI muito importante?

Trabalhar para aumentar a receita média gerada por membro força voce a aprimorar sua proposta de valor, fornecer uma melhor experiência aos membros atuais e, então, traduzir cuidadosamente tudo isso para atrair novos membros. Usando este KPI, você poderá identificar áreas de melhoria em sua oferta existente, ajudando você a entender melhor o que seus clientes desejam do seu espaço de coworking.

Quatro táticas para ajudá-lo a aumentar seus KPI

Planos de marketing 

Se você achar que os membros do seu espaço de coworking podem pertencer a alguma empresa em particular, então você pode oferecer descontos e comodidades especiais para empresas, como escritórios reservados, espaços com privacidade e preços especiais.  À medida que mais e mais empresas escolhem enviar seus funcionários para trabalhar em espaços de coworking, as empresas de coworking estão se adaptando para acomodar esse tipo de cliente. As empresas são ótimas fontes de receita estável e oferecer uma experiência sob medida, dentro do seu espaço de coworking, é uma ótima maneira para aumentar sua receita. 

Maximize a utilização do espaço 

Embora o seu espaço de coworking seja susceptível de experimentar o tradicional ‘9h-18h’ como os períodos mais movimentados do dia, existem oportunidades para direcionar o tráfego para fora dessa janela.  Aproveite o fato de que seu modelo de negócios é construído em torno de flexibilidade e inovação, algo que a maioria dos escritórios tradicionais não pode oferecer.  Você pode oferecer tarifas com descontos especiais para horários “fora de pico” para otimizar a utilização do seu espaço ao longo do dia.  Alguns membros que podem estar usando espaços de trabalho alternativos podem ver isso como uma grande oportunidade de atualizar para o seu plano de tempo integral à medida que o espaço se torna cada vez mais favorável às suas necessidades.

Ofereça comodidades adicionais 

Depois de se envolver com seus clientes para descobrir quais comodidades adicionais ou experiências eles gostariam, você pode criar seus planos de membros com novos complementos. Considere oferecer complementos ou configurar planos com mensalidades mais caras e com mais recursos.  Você deve estar ciente de que esses recursos adicionais são aprimoramentos para o seu produto principal e você deve ter uma sólida oferta principal antes de desviar sua atenção para adicionar recursos extras.  Se a fundação é instável, tudo o que você constrói em cima dela está em risco. 

Adesão social 

Uma forma fantástica de ajudar a introduzir novas pessoas na sua comunidade é através de uma adesão social.  Embora alguns indivíduos não estejam se comprometendo com um escritório dedicado, um escritório ou até mesmo um plano de membros, eles estão engajados e querem fazer parte da comunidade.  Isso pode significar acesso a eventos, ou até mesmo um desconto em qualquer reserva de espaço ou passes diários que eles comprem.  Ao fornecer-lhes uma opção de baixo comprometimento, você não apenas cria uma oportunidade de receita, mas, inicia um relacionamento em que pode constantemente fornecer exposição ao seu coworking, à sua comunidade e às várias maneiras pelas quais o possível futuro membro pode se envolver.  Com o tempo, muitos desses “membros sociais” farão upgrade para planos maiores e se tornarão contribuintes mais significativos para a comunidade.

Criando métricas eficazes

Abrir um espaço de trabalho compartilhado pode ser um empreendimento inteligente no mercado atual, mas não é fácil.  Mais e mais pequenas e médias empresas estão adotando espaços flexíveis e de coworking. Enquanto isso, o número de startups, freelancers e funcionários remotos continua a consumir produtos de espaço-como-serviço.  A crescente presença imobiliária de escritórios compartilhados traz novos concorrentes no mercado, como gigantes imobiliários comerciais, empresas de administração de propriedades e outros espaços de coworking.  À medida que mais operadores entram no mercado e a concorrência aumenta, o que isso significa para operadores existentes e jogadores experientes? Eles devem competir mais do que nunca e manter um olhar atento às principais métricas de negócios que determinam seu sucesso.  Descreveremos agora a importância da geração de relatórios, a dinâmica da ocupação do espaço e outras métricas que são vitais para sustentar, crescer e prever o futuro do seu negócio.

Relatórios

A maior parte dos relatórios de espaços de Coworking baseia-se na origem dos fluxos de receita, ou seja, planos de membros, aluguel de espaços e serviços.  Essa receita recorrente é uma linha de base sólida, a partir da qual você pode determinar sua lucratividade além de determinar a porcentagem de ocupação.  Uma boa referência para o sucesso é quando o aluguel mensal recorrente constitui 50% da receita total do seu espaço de trabalho.  Os 50% restantes da receita provêm de serviços, geralmente consistindo de reservas para reuniões ou salas de conferência, serviços de TI e telecomunicações, eventos, serviços de alimentação e uma extensa lista de vários outros serviços.  O principal condutor de sua receita, portanto, é sua ocupação de espaço.  Antes de categorizar os diferentes fluxos de receita que sua área de trabalho traz, certifique-se de entender como determinar o valor dos espaços.

O Valor dos Espaços 

Espaço é a única constante nesse mercado em evolução e crescente.  Como regra geral, especialmente para operadores novos, você deve ajustar seu espaço para otimizar o que os operadores chamam de Área Bruta Locável (ABL).  Meça o espaço meticulosamente, sendo consistente em incluir ou não incluir corredores, salas de reunião ou áreas comuns, garantindo assim a precisão ao calcular as taxas de conversão nos seus relatórios.  A quantidade de metragem quadrada será baseada em seus cálculos de receita. Tudo isso considerado, você deve controlar o básico.

Taxa de Ocupação 

A principal força motriz de receita para o seu espaço é a taxa de ocupação e pode ser avaliada pelo espaço e pelas estações de trabalho. Taxa de ocupação do espaço é uma porcentagem calculada dividindo a metragem quadrada ocupada por metragem quadrada desocupada (ABL), multiplicada por 100.  Calcule o espaço ocupado por metro quadrado ao longo de vários períodos de tempo.  Por exemplo, gere seus relatórios de ocupação mensalmente, trimestralmente ou anualmente, realizando verificações freqüentes entre eles para avaliar e ajustar suas prioridades de negócios conforme necessário.  É importante lembrar que não há uma porcentagem exata de ocupação que determine a lucratividade dos operadores.  Cada modelo e área de trabalho são diferentes, então, em última análise, dependerá de como seu espaço é distribuído entre áreas comuns, corredores, escritórios particulares e espaços de coworking. No entanto, a maioria das operações é lucrativa com uma ocupação acima de 50%.

Estações de Trabalho 

A taxa de ocupação é uma porcentagem calculada dividindo o número de estações de trabalho ocupadas pelo número de estações de trabalho disponíveis.  Isso é muito mais desafiador, já que as configurações e o uso da mesa estão em constante mudança.  O uso de algum software que integre totalmente seu sistema de reservas, recursos de inventário e geração de relatórios pode facilitar esses cálculos para uma visão de 360 graus do desempenho dos negócios com base na ocupação.  Em termos de geração de receita por estação de trabalho, há duas métricas principais pelas quais você pode avaliar o desempenho dos negócios: REVPOW (receita por estação de trabalho ocupada) e REVPAW (receita por estação de trabalho disponível). 
REVPOW
Esta é a quantia total de receita gerada de cada estação de trabalho ocupada e é geralmente uma média ponderada ao longo do ano.
REVPAW 
Esta é a quantidade de receita gerada a partir do número total de estações de trabalho listadas em seu espaço.  Os administradores devem certificar-se de atualizar seus cálculos precisamente e, é claro, cobrar por cada estação de trabalho que estiver sendo utilizada. O REVPOW e o REVPAW são métricas-chave que têm sido historicamente usadas por grandes operadores, como a Regus, e operadores anteriormente adquiridos pela Regus.  São calculados mensalmente e são indicadores-chave do desempenho geral em toda a sua empresa. Abaixo, descrevemos outras figuras vitais que os operadores consideram ao trabalhar com seu orçamento para determinar o retorno sobre o capital total investido no setor imobiliário.  A tarefa requer medir as taxas ao longo do tempo, o desempenho do espaço e a receita prevista.
Break-Even 
Operadores devem calcular a porcentagem de ocupação necessária para cobrir seus custos mensais em todos os meses.  Sabendo esse número, você pode trabalhar em direção ao seu objetivo mínimo.
Rentabilidade 
O montante que um operador pretende gerar a partir do espaço de trabalho ou arrendamento de espaços para um retorno total do capital investido.  É fácil se perder no dia a dia ou mês a mês, apenas fazendo seus pagamentos recorrentes; no entanto, não perder de vista este número é fundamental para a sua rentabilidade.
Taxa por metro quadrado 
Uma vez que os números de Break-even e Rentabilidade são conhecidos, um operador pode determinar a que preço por metro quadrado eles devem alugar os espaços.  O tipo do seu espaço de trabalho em relação a determinados parâmetros também ajudará você a se manter competitivo dentro da região e do mercado local. 
Receita do contrato previsto
Execute uma previsão trimestral de sua receita para projetar o sucesso do seu negócio. Você deve sempre saber onde sua empresa estará em três, seis, nove e doze meses.  Sua previsão lhe dará uma idéia da receita para alugar, fazer melhorias em torno dos seus espaços de trabalho ou realizar iniciativas de marketing e promoções, e ainda servirá como uma referência para alcançar e, idealmente, exceder.
Taxas de renovação
Acompanhe como suas taxas de renovação estão flutuando. Se elas estão aumentando ou diminuindo ao longo do tempo.  Ele pode falar de uma tendência mais significativa de seus preços e da necessidade de analisar mais profundamente em como o mercado está impactando os preços e sua base de clientes.  Vale a pena também medir o valor do cliente ao longo da vida dos clientes em sua área de trabalho.  Talvez seja mais barato reduzir o preço de uma renovação de contrato do que ganhar um novo cliente, especialmente se o custo por aquisição for alto.
Taxa atual e histórica 
Avalie a taxa total do mês atual por metro quadrado e a taxa histórica ao longo do tempo para poder comparar consistentemente o desempenho do negócio ao longo do tempo.  Relatórios mais detalhados fornecerão informações sobre ofertas recentes para determinar se são iguais ou superiores às transações feitas no mês passado para que você possa ajustar as decisões de negócios, se necessário.
Examine seu sistema de Business Intelligence
A operação bem-sucedida de um espaço de Coworking exige uma análise constante de todo o seu perfil comercial ao longo do tempo.  A comparação entre a metragem quadrada total e ocupação em relação ao desempenho real oferece pontos de referência para lucratividade.  Negligenciar as métricas e operar sem relatórios pode ser aceitável quando o mercado estiver apresentando um bom desempenho, mas, quando ele diminuir, você poderá se encontrar em dificuldades.  As métricas são um farol que guia os operadores de maneira inteligente em direção ao futuro. Os dados obtidos a partir de seu software de gerenciamento de espaço de trabalho e registros do sistema de controle de acesso podem ser usados para estimar metas de receita, acompanhar tendências de ocupação em tempo real e ajudar os operadores a responsabilizarem sua equipe pelo desempenho.  Parece óbvio mas visualizar seus dados em gráficos e tabelas e analisá-los regularmente garantirá uma visão geral consistente de como o seu espaço de coworking está sendo executado.

Quais são as principais metas de um coworking?

Como qualquer outro tipo de negócio que você iniciar, você terá que alcançar várias metas ao abrir e, então, quem sabe dobrar essas metas. Cada situação é diferente, com metas ligeiramente diferentes, mas há algumas gerais que a maioria das empresas de coworking perseguirá. A primeiro meta que você deve atingir como uma empresa de coworking é o mesmo de qualquer outra empresa: Ter lucro. Afinal, criar um modelo de negócios que funcione é essencial antes de começar a investir tempo e dinheiro no seu negócio. Há também metas relacionadas à estratégia, como quando você cria um plano de marketing que divulga sua marca e é escalável e realista. Outras metas serão específicos que indicam se você está no caminho para o sucesso, como quando você consegue o primeiro cliente de longo prazo ou sua primeira assinatura mensal. Você pode escolher metas semelhantes, como ter 10 associações repetidas. Escolha os detalhes com base no que parece realista para o seu espaço. Uma meta relacionada pode ser o primeiro dia em que todos os lugares no espaço de coworking são preenchidos. Você pode definir uma meta de preencher uma certa porcentagem das mesas em seu espaço. Você também terá outras metas de longo prazo para trabalhar, como quando a demanda por seu espaço de coworking for maior que as salas disponíveis e quando você deverá expandir seu espaço atual ou abrir uma filial. Você também pode definir metas de vendas específicos, como alcançar determinado lucro em uma determinada semana ou mês.

Avaliação das metas de um coworking

As etapas para avaliar se uma determinada meta representará um desafio variam com base no objetivo em questão. Como regra geral, você pode ter uma ideia de quão difícil será atingir as metas com base no seu plano de negócios, nos cálculos dos lucros esperados e no mercado da sua área. Você achará muito mais difícil alcançar uma meta se não houver demanda para espaços de coworking em sua área ou se você não oferecer as comodidades que as pessoas desejam em um desses espaços.

Resolvendo desafios

Não tenha medo de ajustar suas metas no futuro se eles parecerem irrealistas. Ao se deparar com um desafio para alcançar uma meta, reserve um tempo para reavaliar a meta em questão e seu caminho. Em seguida, ajuste sua estratégia ou a meta, se necessário. Por exemplo, você pode perceber que você definiu suas metas relacionadas a lucros muito altos e precisa reduzi-los a níveis razoáveis. Você também deve estar disposto a obter suporte adicional de recursos externos quando necessário para atingir uma meta. Por exemplo, se é improvável que você sozinho seja capaz de formular uma estratégia de marketing escalável e eficaz, você deve considerar a contratação de uma agência de marketing para ajudar nisso. Um pequeno investimento em serviços como este pode compensar, desde que você selecione a empresa certa.

Planos de membros

As mensalidades de membros serão sua fonte básica de renda. Tendo em mente o que os clientes precisam de um espaço de coworking, você pode oferecer uma variedade de planos de assinatura para atender às suas necessidades. A maioria dos espaços de coworking tem planos de membro com base no tempo, que incluem aluguéis por hora, diárias e mensalidades para todos os serviços fornecidos no espaço. Quanto mais tempo o usuário permanecer, menor será a taxa. Você pode escolher rótulos atraentes para seus planos, como membros “leves”, “flexíveis” ou “premium”, para dar uma ideia do que está coberto pela taxa. Aqueles que não reservaram com antecedência e aqueles que não estão interessados ​​em um plano mais longo, precisam pagar taxas mais altas. Não se esqueça de planos de grupo. Os membros do grupo incluem descontos para mais usuários. Uma associação compartilhada pode incluir vários serviços que podem ser usados ​​por mais de um usuário, geralmente um por vez. Um grande incentivo para trazer mais pessoas a bordo é um sistema baseado em crédito. Os clientes fiéis podem coletar créditos com cada serviço que usam, recebendo bônus depois de acumular um certo número de créditos. Encaminhamentos e convites de novos membros também podem servir a um propósito similar. Passes diários, semanais e mensais com limite de tempo não precisam incluir tudo o que você oferece. Se o seu espaço de coworking estiver aberto 24 horas por dia, atraia clientes em períodos de inatividade oferecendo descontos especiais. Por exemplo, 25% de desconto nos passes noturnos para o período entre 20:00 e 8:00, mas, lembre-se de que trabalhar à noite pode custar mais do seu lado, portanto, sempre calcule esses extras nos descontos.

Locação de espaço

Você pode configurar o espaço social para gerar fontes adicionais de receita de eventos alugados ou equipamentos alugados. Encontre um revendedor de café local e que ele forneça o café para os membros. Uma pipoca ou uma máquina de sorvete não é um grande investimento e pode fazer maravilhas para os clientes famintos. Você pode cobrir esses serviços com os planos de membros de longo prazo,  enquanto fornece serviços complementares para os regulares. Conecte-se com empresas locais de alimentos ou bebidas e permita que eles realizem eventos promocionais no seu espaço. Entre em contato com lojas e peça descontos para seus clientes. Por sua vez, deixe-os usar o espaço para publicidade. O tipo de eventos que você pode hospedar sempre depende da localização e do estilo do seu coworking. Um grande terraço pode ser ótimo para eventos informais de verão, enquanto um bar é conveniente para o after-hours às sextas-feiras. As comodidades de coworking também podem incluir armários, impressoras, aparelhos de fax e linhas telefônicas, equipamentos de áudio e vídeo, cabines de chamadas e qualquer outra coisa em que você possa pensar. Com tantas opções, pode ser complicado para os usuários ver a alternativa mais acessível, portanto, inclua uma calculadora on-line “check-the-box” para ajudá-los a avaliar os custos gerais.

Salas de reuniões e eventos

Salas de reunião podem ser alugadas para membros e não membros. Uma solução de controle de acesso que se integra ao seu software de coworking permitirá que os membros reservem e paguem pela sala, então um código de acesso é automaticamente enviado para o celular para obter acesso ao espaço pelo tempo reservado. Preste atenção à segurança, especialmente se as suas salas tiverem portas com acesso do lado de fora. O plano mais lucrativo para salas de reunião é por hora, mas você também deve pensar em passes diários e semanais. Muitos workshops ou seminários de treinamento são realizados no fim de semana, por isso é bom ter planos de fim de semana. Como regra geral, você precisa fornecer equipamentos de conferência aos usuários e cobrar mais por laptops, cadeiras e projetores de vídeo adicionais. Pense em incluir serviços de catering de uma empresa de catering local e ganhar dinheiro com as comissões.

Determinar fontes de receita

Comece a pensar em recursos geradores de receita planejando a disponibilidade de espaço, layout e localização. A primeira coisa que você precisa verificar é qualquer requisito legal para os serviços que você fornece. Além disso, verifique seu contrato de aluguel para custos adicionais ou limitações sobre o que você pode fazer no espaço alugado. Algumas empresas precisam obter licenças especiais, então vale a pena investigar antes. Em segundo lugar, veja quanta flexibilidade você tem em termos de reformar o local. Espaços abertos amplos e tamanhos de salas diferentes, ou paredes móveis, são mais valiosos, pois podem ser facilmente ajustados a diferentes requisitos. A mobília não precisa ser muito grande ou confinadora de espaço. O processo de design é muito importante para maximizar o espaço que você possui. Portanto, a menos que a ajuda de um arquiteto seja muito cara, você deve considerar a contratação de um profissional. Considere os prós e contras dos equipamentos alugados e comprados. Se você não tem os recursos para comprar tudo, vá para aluguéis, que são um investimento de curto prazo acessível. Por fim, conduza uma análise de custo-benefício de todas as ideias de investimento em potencial.

Inclua riscos e oportunidades.

Os elementos essenciais de um espaço de coworking, como segurança, mesas e cadeiras, software e equipe de coworking precisarão ter prioridade. Além disso, decida quais idéias acima você pode implementar gratuitamente e pese os custos em relação aos benefícios e se o último supera os custos, invista.

Aumentando as receitas de um coworking

Muitos proprietários de coworking enfatizam que criar uma grande comunidade ativa é a meta mais importante a ser alcançada. Mas a verdade é que toda empresa quer aumentar sua receita e expandir seus negócios e os espaços de coworking não são exceção. Um espaço de coworking comum geralmente oferece mais do que apenas estações de trabalho e espaço físico. Oferece também diversos serviços, benefícios e comodidades. É por isso que o caminho para aumentar a receita de vendas de um coworking é criar vários fluxos de renda que podem ser derivados da venda desses serviços. Um modelo financeiro de espaço de coworking deve incluir pelo menos 5 direções que tenham um impacto significativo no negócio.

Possíveis fluxos de receita

Diferentes planos de membros

Esse deve ser seu foco principal. Ofereça aos seus membros planos diferentes com vários níveis de pagamento que podem ser passes por hora, dias ou meses com algumas opções.

Atração de novos clientes

Ao atender empresas e não apenas profissionais individuais, você pode aumentar significativamente a receita de vendas de seu coworking. Por exemplo, o WeWork tem 25% da receita anual total da empresa originados de clientes corporativos.

Serviços além das estações de trabalho

De workshops e eventos sociais a salas de reunião e conferências, você pode adicionar serviços auxiliares que serão verdadeiramente úteis para seus clientes e expandir seu modelo financeiro. Algumas outras idéias aqui incluem café, escritórios virtuais, treinamento profissional e serviços empresariais.

Colaboração com empresas locais

Você pode fazer parceria com uma academia local, um estúdio de dança ou um restaurante, oferecendo descontos em seus locais e estendendo esses serviços a seus membros para conquistar os clientes de seus parceiros. Isso terá um impacto positivo na comunidade local, ajudará a divulgar o nome do seu coworking e vai atrair novos membros.

Oferecendo serviços para não-membros

Você pode alugar salas de conferência ou vender ingressos para workshops e programas de treinamento. Equipamentos de conferência, laptops ou projetores de vídeo podem ser alugados por uma taxa adicional. Você também pode hospedar eventos que exigem serviços de catering e ainda obter lucro de referências ou programas de afiliação. Existe uma rede de coworking chamada Impact Hub que é um exemplo de coworking que pode ser incubadora, um centro de inovação e um local para eventos ao mesmo tempo. Ela tem uma rede global e oferece aos seus membros planos diferentes, de acesso a um número limitado de eventos e escritórios virtuais, a mesas fixas com acesso ilimitado ao local e muitos benefícios incluídos nos planos. O WeWork também oferece vários planos que começam a partir de planos pré-pagos até um desenvolvimento personalizado com funcionalidades exclusivas para grandes empresas. Ela também aluga seus espaços em todo o mundo para eventos privados, como conferências, workshops e até celebrações de aniversários. O resultado é que os espaços de coworking proporcionam uma versatilidade extraordinária e, portanto, fornecem múltiplos fluxos possíveis de receita que devem ser considerados.

Alugando espaços em ociosidade

A maioria dos proprietários de salas comerciais e empresas precisam lidar com espaços comerciais não utilizados pois muitos edifícios são preenchidos apenas durante parte do dia. As mesas e as comodidades do espaço são subutilizadas, mas você está pagando uma locação ’24/7/365 ‘. O mercado imobiliário sugere um lucro extra do espaço de escritórios sem uso, sem muito esforço de sua parte ou de sua equipe. A ideia é simples e implica arrendamento de espaço a curto prazo para o momento em que você não está usando sua localização. Assim, pode ser oferecido como um local de trabalho compartilhado ou um local de coworking. Aqueles que viajam ou estão à procura de um local adequado para trabalhar em horários não tradicionais podem achar essas opções atraentes. Se você tem uma grande sala de reunião que nunca é utilizada depois das 18h, pode oferecê-la como um espaço de coworking para criadores freelancers ou startups. O preenchimento de espaços de escritório não utilizados é importante para maximizar o lucro. Defina o espaço comercial não utilizado que você tem e a que horas você pode usá-lo para fins de coworking. Certifique-se de que é adequado para eventos e tem comodidades, como uma boa conexão de Internet, impressoras, máquinas de café, salas privadas e salas de reuniões. Também é recomendável tirar fotos de qualidade do seu espaço para exibi-lo em vários anúncios. A maneira mais rápida e fácil de promover seu espaço de coworking é colocando-o na Internet. Você deve criar um perfil nas redes sociais e se comunicar diretamente com seus clientes em potencial. Se você tiver um sistema de controle de acesso, isso permitirá que você envie chaves eletrônicas para acessar o espaço a qualquer hora e dia. A segurança é outro aspecto importante a ser considerado pois você não deseja vazamentos de informações e precisa proteger sua empresa e seus clientes. Defina que tecnologia ou recursos você vai compartilhar e proteja seu espaço. Você também pode se beneficiar de outros serviços de publicidade e fazer algo criativo fora da internet.

Reduzindo despesas

Cada vez mais freelancers, startups e empresas estabelecidas preferem escritórios compartilhados do que escritórios tradicionais. Ambientes de trabalho confortáveis, inspiradores, móveis ergonômicos, design atraente, bebidas e comidas, eventos de networking e o sentimento de pertencer a uma comunidade, essas vantagens dos espaços de coworking superam em muito os dos escritórios convencionais. Do ponto de vista dos trabalhadores independentes, os espaços de coworking são uma solução perfeita para a abordagem de trabalho flexível. No entanto, os operadores de coworking têm riscos mais altos em comparação aos escritórios tradicionais, porque firmam um contrato de arrendamento de longo prazo com um locador e oferecem aluguel de curto prazo aos seus membros, sem a garantia de mantê-los por longos períodos. Isso nos leva à seguinte questão:

Como os espaços de coworking ganham dinheiro?

É preciso encontrar o equilíbrio certo entre a receita da atividade comercial, seus custos regulares e os serviços adicionais de renda que você oferece. Vamos dar uma olhada em algumas maneiras eficazes de gerenciar as finanças de um coworking. Algumas serviços são indispensáveis ​​para qualquer espaço de coworking bem sucedido. Conexão Wi-Fi boa, serviços de impressão e eventos sociais são o mínimo que todos os clientes esperam, portanto, você precisa fazer isso. Ao mesmo tempo, muitos espaços de coworking têm serviços que não agregam nenhum valor aos clientes e criam custos extras. Por exemplo, ter um recepcionista em tempo integral custa mais a longo prazo do que ter um software de gerenciamento de espaço de coworking com opções de check-in automático. Outro serviço que pode custar caro e não trazer qualquer lucro, é ter um restaurante interno. Um espaço de coworking bem localizado e muitas comodidades em sua vizinhança não precisa de um restaurante. Caso você precise fornecer alguns opções de alimentação, é melhor terceirizar estes serviços. Um espaço infantil é mais um serviço que pode custar caro para um coworking, considerando o salário do pessoal que vai cuidar das crianças e o custo dos equipamentos de uma sala de brinquedos. Portanto, a menos que seu foco seja mulheres empreendedoras com filhos, aconselhamos que pense duas vezes antes de oferecer cuidados infantis em suas instalações. Considere que há uma demanda crescente por salas privadas, em vez de estações de trabalho, e que as salas de reunião não são usadas com frequência pela maioria dos membros de coworking. Aproveite essa estatística oferecendo escritórios privados a clientes corporativos e talvez diminuindo a área aberta convertendo parte dela em espaço de escritório. Adicione serviços de alto valor que não lhe custem muito, mas que ajudem você a obter lucro extra ou atrair membros mais estáveis. Esses serviços podem incluir escritórios virtuais virtuais com serviços de correspondência, ou a possibilidade de usar qualquer um dos seus locais gratuitamente (se você estiver operando vários locais de coworking). Para ser rentável, verifique a demanda por serviços extras antes de oferecê-los, especialmente se você é novo no negócio de coworking e ainda não possui muitos membros. Cada decisão deve ser calculada, portanto, não ofereça serviços que não tragam novos membros ou fluxo de caixa.

Coworking é Lucrativo?

Visão geral de ganhos e perdas em um Coworking

Se você executar uma estratégia apropriada para construir seu coworking, isso lhe trará bons resultados. Vamos nos concentrar em prever todos os lucros e perdas de coworking relevantes para que você possa entender se o esforço vale a pena. Você sabia que 40% dos espaços de coworking em todo o mundo são lucrativos, de acordo com as estatísticas? Mais empolgante, a porcentagem vem aumentando. Melissa Schilo, uma consultora especialista em coworking, compartilhou que o coworking é projetado para representar 30% do mercado imobiliário global até 2030. É verdade que esse negócio é relativamente novo no mercado, mas os proprietários de espaço de coworking estão aprendendo rapidamente como obter grandes rentabilidades de seus negócios.

5 Receitas comuns de coworking e seus percentuais

Alugar estações de trabalho fixas para empreendedores criativos e freelancers, isso representa aproximadamente um terço da sua receita. Vender planos de estações de trabalho rotativas (área compartilhada) (cerca de 20%). Recomendamos que você crie planos para diferentes tipos de clientes alvo. Alugar salas para reuniões, esse serviço gera 15% da receita. Promover cursos e workshops perfazem cerca de 10%. Oferecer serviços de escritório virtual (aproximadamente 10% da receita).

5 Despesas comuns de coworking e seus percentuais

Há certas despesas que são inevitáveis se você está construindo um negócio de coworking. 40% de todas as despesas estão associadas ao aluguel e manutenção do espaço. Os proprietários coworking precisam investir em marketing, que dependem do proprietário e do orçamento disponível. Quinze por cento são custos operacionais. Além disso, você terá que pagar salários aos seus funcionários. A manutenção do espaço de coworking custará cerca de 5%. Outros 5% serão gastos no equipamento para o seu espaço, para disponibilizar todos os aparelhos e tecnologias necessários para seus visitantes. Isso inclui a instalação de softwares eficientes em seu espaço de coworking, como controle de acesso sem chave e um portal de gerenciamento de membros. Leve em consideração que estes são números médios, e suas receitas e despesas de coworking podem ser diferentes. Você também deve planejar até quando seu espaço de trabalho vai dar prejuízo. Por exemplo, a empresa da WeWork operou com prejuízo por um ano porque estava alugando mesas por um preço menor do que pagava a seus proprietários. No entanto, hoje a WeWork é um negócio rentável que tem uma receita enorme. 35% dos espaços de coworking começam a lucrar em 6 meses. Portanto, é essencial agir estrategicamente e perceber que sua empresa de coworking tem que passar por um período de perdas antes do ganho. Certifique-se de que seu plano de negócios de coworking inclua uma clara estratégia passo a passo sobre como tornar seu espaço lucrativo o mais rápido possível. Se quiser conversar mais sobre escritório virtual e coworking fale conosco no coletiv.me ou faça-nos uma visita no Shopping Paseo Itaigara, Loja 217 – Mezanino. Assine nossa newsletter para receber artigos de empreendedorismo, marketing digital e tecnologia.

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